Referat af ordinær generalforsamling i RG Friends Denmark afholdt tirsdag den 13. november 2018, kl. 19.00 i Cafe Stopuret i Taastrup Idræts Center, Parkvej 78, 2630 Taastrup:

Dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent

2. Bestyrelsens beretning for sæson 2017/2018 ved formanden

3. Fremlæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse ved ansvarlig for regnskab

4. Fastsættelse af kontingent

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer:

o   Bestyrelsesmedlem (vælges for 2 år adgangen): Kristine Sachmann (villig til genvalg)

o   Bestyrelsesmedlem (vælges for 2 år adgangen): Pia Vejby Schultz (villig til genvalg)

o   Valg af ekstra suppleant (vælges for 2 år adgangen)

o   Suppleant (vælges for 2 år adgangen): Jens Christian Larsen

7. Behandling af evt. indkomne forslag

8. Evt.

Formanden, Bo Sachmann, bød velkommen.

Ad. 1)

Jens Christian Larsen blev valgt som dirigent. Christian takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig varslet og indkaldt.

Ingen fremmødte havde bemærkninger til indkaldelsen eller tidspunktet for afholdelsen.

Kristine Sachmann blev valgt som referent.

Ad. 2)

Formanden aflagde herefter sin beretning for sæson 2017/2018. Beretningen havde fokus på de aktiviteter, som foreningen har stået for eller deltaget i:

Det har igen været med meget aktiv sæson, hvor aktiviteterne har afspejlet og understøttet foreningens formål.

Træningsaktiviteter

-    Den efterhånden traditionsrige træningsweekend august måned 2017: Denne gang for 16 gymnaster med ballet ved balletpædagog Sarah Michaelsen, RSG grundtræning ved Alua Bekturova, Johanna Bonow og street/funk med Cathrin Jensen

-    Godt og varieret program med super instruktører og fine tilbagemeldinger

Som noget nyt Master Class

-    En helt unik mulighed for Master Class med Dora Vass i februar måned for 16 gymnaster. Aldersgrænse sat til gymnaster født 2006.

-    En unik instruktør og en super oplevelse og fine tilbagemeldinger

-    Sådan en mulighed vil vi bestemt sige ja til igen.

RG Friends Masters 2017 1. internationale konkurrence

-    Med 45 gymnaster fra 4 lande, 5 AGG opvisningshold, stande med Spark by Pelote og RG-Shopen og præmier, gaver og diplomer til medaljetagere og alle gymnaster blev det en flot og velafviklet konkurrence i samarbejde med TIK

-    Meget fine og positive tilbagemeldinger fra deltagende klubber og lande

-    Konkurrence t-shirt til alle gymnaster og dommerpiger

-    Sponsorer afgørende for præmier, gaver og konkurrence t-shirts

Bidrag i forbindelse med konkurrencer

-    TIK Pokalen: Hjælp til klaring af hallen (ballonport), bander, videooptagelser, præmier og gaver til alle gymnaster

-    DM: Bander, videooptagelser, præmier og gaver til alle gymnaster

-    Vi ville gerne have hjulpet til Skåne Danmark, men blev ikke inviteret.

Information og nyheder om RSG

-    Desværre blev der ingen dragtworkshop i sæsonen. Måske kunne Pia hjælpe med en i januar måned 2019?

-    Facebook: Løbende information og nyheder 

-    Løbende nyheder og artikler på RGF hjemmeside (nyheder og kalender meget besøgt)

-    Youtube kanal: Alle videoer (mange views særligt af de yngre gymnaster). Et godt værktøj for både gymnaster og trænere

Til sidst

Uden sponsorer ville det ikke være muligt at give præmier og gaver til gymnasterne, derfor en stor tak til foreningens sponsorer: Kvickly i Taastrup, Datasign, Sømod Bolcher, Spark by Pelote og Viking.

Også en stor tak til TIK og URG/RSG for samarbejdet og til instruktører og hjælpende medlemmer, som er med til at gøre RG Friends aktiviteter mulige.

Ad. 3

Som ansvarlig for regnskab og budget uddelte og gennemgik Kristine Sachmann regnskabet for sæson 2017/2018 og fremhævede følgende:

Der anvendes fortsat følgende regnskabsprincipper, som er anbefalet af statsautoriseret revisor hos PWC (da RG Friends Denmark er en mindre støtteforening og for at undgå periodisering af poster):

1.  Kontingenter vedr. indmeldelser i perioden 1. maj til 31. juli (hvor kontingentet også gælder for det kommende regnskabsår) medtages ikke som indtægt, men optages i balancen. Disse kontingenter vil indgå i regnskabet for det efterfølgende regnskabsår som indtægter.

2.  Indbetalinger i indeværende regnskabsår for aktiviteter, der afholdes i efterfølgende regnskabsår, medtages ikke som indtægt, men optages i balancen. Disse beløb vil indgå i regnskabet for det efterfølgende regnskabsår som indtægter (hvor udgifterne til aktiviteterne også afholdes).

Foreningen har i perioden vendt sidste års underskud til et acceptabelt overskud. Det skal ses i forhold til, at foreningen har gennemført flere aktiviteter, hvor vi faktisk budgetterede med underskud, men enten har realiseret et neutralt resultat eller et mindre overskud, ligesom vi i perioden modsat sidste år ikke har ydet økonomiske tilskud til dommeres uddannelse. Budgetunderskuddene skal ses i forhold til, at bestyrelsen tidligere har været enige om at holde prisen for træningsaktiviteter så lave som muligt/rimeligt.

Den manglende betaling til en instruktør/indlægsholder er blevet gennemført i forbindelse med Skåne/Danmark ved udlæg af formanden. Da formanden først har fået refunderet sit udlæg efter periodens afslutning, fremgår der fortsat en kreditor tilbage fra sæsonen 2015/2016.

Regnskabet blev herefter godkendt.

Ad. 4

Kassereren foreslog, at kontingent fortsat fastsættes til 100 kr.

Der var enighed om at fastholde kontingentet på 100 kr. 

Forslaget blev godkendt.

Ad. 5

Valg af 2 bestyrelsesmedlem og 1 suppleant:

Kristine Sachmann blev valgt som bestyrelsesmedlem.

Pia Vejby Schultz havde meddelt, at hun personlige årsager så sig nødsaget til at trække sig fra bestyrelsesarbejdet.

Jens Christian Larsen havde meddelt, at han var villige til at indtræde i bestyrelsen som medlem.

Jens Christian Larsen blev valgt som bestyrelsesmedlem.

Linda Neumann blev valgt som suppleant.

Alle tre takkede for valget.

Ad. 6

Dirigenten konstaterede, at der ikke var modtaget nogle forslag til dagsordenen.

Ad. 7

Dirigenten spurgte om nogle havde noget til evt.

Kristine Sachmann gennemgik foreningens foreløbige aktiviteter og planer for den indeværende sæson:

1.   RG Friends har indledt den nye sæson med en træningsweekend i august måned 2018

2.   International konkurrence RG Friends Masters 2018 blev afholdt i november måned 2018

3.   Gerne en dragt workshop i begyndelsen af 2019 både for forældre og gymnaster

4.   Gerne Master Class

5.  Konkurrencer, hvor vi vil hjælpe med rammerne: Foreløbigt TIK Pokalen, måske andre konkurrencer, hvor vi spørges, og gerne DM (hvis URG/RSG er med på det)

6.  Den årlige træningsweekend for alle rækker i august måned – gerne længere varighed hvis muligt

7.  RG Friends Masters 2019 gerne november 2019.

Kristine nævnte også, at der er behov for at opdatere foreningens vedtægter, hvilket foreslås gennemført i forbindelse med generalforsamlingen 2019.

Der var ikke yderligt til eventuelt.

Dirigenten konstaterede, at alle punkter på dagsordenen var behandlet og generalforsamling gennemført og takkede for god ro og orden.

Formanden afsluttede og takkede Pia Vejby Schultz for hendes engagement og arbejde for foreningen. Pia har været med helt fra begyndelse, hvor foreningens formål og aktiviteter blev drøftet og foreningen stiftet. Bestyrelsen er glade for, at Pia fortsat vil bidrage med f.eks. afholdelse af workshops og hjælp i forbindelse med aktiviteter.

Kristine Sachmann, referent.

_________________________________________________________________

Bestyrelsen konstituerede sig på det efterfølgende bestyrelsesmøde med Helle Christiansen som næstformand, Jens Christian som kasserer, Kristine Sachmann som ansvarlig for budget og regnskab. Ansvarlig for sponsorarbejdet fortsætter formanden sammen med Helle Christiansen og Jens Christian Larsen. Ansvarlig for Facebook er formanden sammen med Helle Christiansen. Som webmaster fortsætter Kristine Sachmann.

Bestyrelsen bemyndigede endvidere Pia Vejby Schultz til at frigive godkendte betalinger i netbank indtil Jens Christian Larsen er on-boarded, hvilket er en ret omstændig bankproces.

Kristine Sachmann, referent.