Referat af ordinær generalforsamling i RG Friends Denmark afholdt onsdag den 9. november 2016, kl. 19.00 i Cafe Skosålen i Taastrup Idræts Haller, Parkvej 78, 2630 Taastrup:
Dagsorden:
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning for sæson 2015/2016 ved formanden
3. Fremlæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse ved ansvarlig for regnskab
4. Fastsættelse af kontingent
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer:
- Bestyrelsesmedlem (vælges for 2 år adgangen): Kristine Sachmann er villig til genvalg
- Bestyrelsesmedlem (vælges for 2 år adgangen): Pia Vejby Schultz er villig til genvalg
6. Behandling af evt. indkomne forslag
7. Evt.
Formanden, Bo Sachmann, bød velkommen.
Ad. 1
Jens Vejby Schultz blev valgt som dirigent. Jens takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig varslet og indkaldt. Ingen fremmødte havde bemærkninger til indkaldelsen.
Kristine Sachmann blev valgt som referent.
Ad. 2
Formanden aflagde herefter sin beretning for sæson 2015/2016. Han indledte med at minde om, at RG Friends er en frivillig forening, der baserer sig på frivilligt arbejde ved siden af bestyrelsens civile arbejde. I det perspektiv er det faktisk imponerende, hvad RG Friends har nået i den foregående sæson.
Beretningen havde fokus på de aktiviteter, som foreningen har stået for eller deltaget i:
- Sæsonen blev indledt med træningsweekend i august måned. Det var foreningens første træningsaktivitet i samarbejde med TIK. En rigtig god oplevelse med mange deltagere og rigtig dygtige instruktører.
- Herefter gennemførte foreningen en træningslejr (3 dage) i juleferien, efter et stort arbejde med at skaffe haltider. Det blev også en rigtig god oplevelse med pæn tilslutning og rigtig dygtige instruktører. Stor succes med moderne dans med Tine Hammerbo.
- Til TIK Pokalen bidrog foreningen med: Bander, sponsorer til gaver og præmier, frugt og juice til alle gymnaster, deltagelse af RG-Shopen og videooptagelse af alle gymnaster.
- Efter henvendelse fra TIK og URG/RSG bidrog foreningen ved SM med bander og sponsorer.
- Sæsonens absolutte største begivenhed og aktivitet var NM 2016. RG Friends bidrog med nyheder på foreningens hjemmeside, samarbejdede med TIK og URG, hjælp med transport af ekstra tæppe, videopræsentationer af forskellige gymnaster fra alle de nordiske lande, der blev lagt på FB Gymdanmark Rytmisk gymnastik og RSG Danmark, bander og LED skærm, sponsorer til mindeskabs t-shirts til alle gymnaster (og mange af hjælpegymnasterne), sponsorer til præmier til alle medaljetagere, frugt og juice til alle gymnaster samt videooptagelse af alle gymnaster. Stor tak til særligt sponsorerne af mindeskabs t-shirts Datasign og Beierholm samt Jens Christian for videopræsentationerne.
- Til DM bidrog RG Friends med bander, sponsorer til gaver til mini- og rekruttrækkerne samt disciplinfinalerne og grupperne, frugt og juice til gymnasterne, smagsprøver fra Ludmo til publikum samt videooptagelse af de fleste rækker.
- Til Skåne-Danmark kampen bidrog RG Friends med bander og sponsorer til gaver til alle gymnaster samt hjælp til transport af ekstra tæppe.
- Sæsonens sidste træningsaktivitet blev i samarbejde med TIK en træningsdag i juni måned for minier og rekrutter. Rigtig god oplevelse med mange gymnaster og endnu et dygtigt instruktørteam.
- RG Friends sluttede sæsonen af i samarbejde med URG/RSG med et seminar om det nye reglement (CoP 2017-2020) for trænere og dommer i juni måned med Ida Rodriguez (FIG dommer fra Sverige).
Uden sponsorer ville præmier og gaver til gymnasterne ikke være muligt, derfor en stor tak til Niels Elgaard Kristensen og Helle Erangey for også at deltage i sponsorarbejdet. Også en stor tak til TIK og URG/RSG for samarbejdet og til instruktører og hjælpende medlemmer, som er med til at gøre RG Friends aktiviteter mulige.
Ad. 3
Som ansvarlig for regnskab og budget uddelte og gennemgik Kristine Sachmann regnskabet for sæson 2015/2016 og fremhævede følgende:
Der anvendes fortsat følgende regnskabsprincipper, som er anbefalet af statsautoriseret revisor hos PWC (da RG Friends Denmark er en mindre støtteforening og for at undgå periodisering af poster):
- Kontingenter vedr. indmeldelser i perioden 1. maj til 31. juli (hvor kontingentet også gælder for det kommende regnskabsår) medtages ikke som indtægt, men optages i balancen. Disse kontingenter vil indgå i regnskabet for det efterfølgende regnskabsår som indtægter.
- Indbetalinger i indeværende regnskabsår for aktiviteter, der afholdes i efterfølgende regnskabsår, medtages ikke som indtægt, men optages i balancen. Disse beløb vil indgå i regnskabet for det efterfølgende regnskabsår som indtægter (hvor udgifterne til aktiviteterne også afholdes).
Indtægter og udgifter, herunder betydningen af, at foreningen (med hjælp fra medlemmer) selv står for fællespisninger, deltagerantal og opdeling i hold og antal instruktører i forbindelse med foreningens aktiviteter, drøftedes.
Regnskabet blev godkendt.
Formanden fremhævede, at der bruges et ikke ubetydeligt antal timer på budget og regnskab, herunder i forbindelse med de enkelte aktiviteter og medlemskontingenter.
Ad. 4
Formanden foreslog, at kontingent for sæson 2015/2016 fastsættes til 100 kr.
Forhøjelse af kontingentet drøftedes. Der var enighed om, at fastholde kontingentet på 100 kr.
Forslaget blev godkendt.
Ad. 5
Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer:
Pia Vejby Schultz blev valgt.
Kristine Sachmann blev valgt.
Ad. 6
Dirigenten konstaterede, at der ikke var modtaget nogle forslag til dagsordenen.
Ad. 7
Dirigenten spurgte om nogle havde noget til evt.
Næstformanden, Helle Erangey, gennemgik foreningens foreløbige planer for den indeværende sæson:
- RG Friends indledte den nye sæson med en træningsweekend i august måned 2016
- Herefter holdt foreningen et seminar om det nye reglement for dommer og trænere i oktober måned 2016
- En efterårstræningsdag for gymnaster i alle rækker blev gennemført i oktober måned 2016
- Endnu et seminar om det nye reglement – denne gang med fokus på det grundlæggende i reglementet - for "nye" trænere, hjælpetrænere og junior- og seniorgymnaster. Holdes den 10. december 2016
- Workshop formentlig søndag den 15. januar 2017
- Konkurrencer, hvor vi vil hjælpe med rammerne: Foreløbigt TIK Pokalen, måske andre konkurrencer, hvor vi spørges, og gerne DM (hvis URG/RSG er med på det)
- Træningsweekend for "de små" i juni måned 2017
- Træningsweekend for "de store" i august måned 2017
- Overvejelser om en international konkurrence i efteråret 2017.
Der var ikke yderligt til eventuelt.
Dirigenten konstaterede, at alle punkter på dagsordenen var behandlet og generalforsamling gennemført.
Formanden afsluttede og takkede for samarbejdet i bestyrelsen og takkede for god ro og orden.
Kristine Sachmann, referent.
_________________________________________________________________
Bestyrelsen konstituerede sig på det efterfølgende bestyrelsesmøde med Helle Erangey som næstformand, Pia Vejby Schultz som kasserer og Kristine Sachmann som ansvarlig for budget og regnskab.
Kristine Sachmann, referent.
|